KI-gestützte Eingangsrechnungsprüfung
Ausgangslage
Das Unternehmen bezieht Material von vielen Lieferanten, darunter große Großhändler. Jeden Monat kommen zahlreiche umfangreiche Rechnungen mit vielen Positionen. Große Lieferanten setzen zunehmend KI ein, um ihre Preise laufend anzupassen, oft in kleinen Schritten und auf einzelnen Artikeln. Von Hand war es unmöglich, jede Position gegen frühere Rechnungen und vereinbarte Konditionen zu prüfen. Klassische Regeln in der Buchhaltungssoftware erkannten nur grobe Abweichungen. Preiserhöhungen rutschten so unbemerkt durch.
Herausforderungen
- Rechnungen kommen in unterschiedlichen Formaten, als PDF, Scan oder E-Rechnung.
- Gleiche Artikel heißen bei jedem Lieferanten anders.
- Preise müssen gegen frühere Rechnungen und vereinbarte Konditionen geprüft werden, Position für Position.
- Mengen, Rabatte und Zuschläge verändern den Preis und müssen richtig verrechnet werden.
- Die Entscheidung, was mit einer Abweichung passiert, bleibt beim Unternehmen.
Lösung
Curavani liest jede Eingangsrechnung automatisch aus, egal in welchem Format. Ein KI-Modell erkennt die Artikel, auch wenn sie bei jedem Lieferanten anders heißen. Es vergleicht jeden Preis mit früheren Rechnungen und den vereinbarten Konditionen. Jede Preiserhöhung wird sofort gemeldet, mit Artikel, altem und neuem Preis. Auf Wunsch formuliert das System gleich die Rückfrage an den Lieferanten. Das Unternehmen entscheidet: nachverhandeln, Alternative suchen oder akzeptieren.
Ergebnis
- Lückenlose Prüfung aller Eingangsrechnungen, Position für Position.
- Jede Preiserhöhung wird erkannt, bevor sie bezahlt ist.
- Spürbare Einsparungen jeden Monat.
- Freiräume im Büro statt mühsamer Handarbeit.
- Augenhöhe mit Lieferanten, die selbst KI einsetzen.