KI-gestützte Projektdokumentation und zentrales E-Mail-Management
Ausgangslage
Das Unternehmen führt viele Projekte gleichzeitig, mit Bauherren, Planern, Lieferanten und Subunternehmern. Pro Projekt laufen Hunderte E-Mails auf, verteilt über die Postfächer mehrerer Mitarbeiter. Fotos, Aufmaße und Notizen liegen auf Handys und in Ordnern. Die Dokumentation für Abnahme, Nachträge und Gewährleistung entstand am Ende mühsam von Hand. Wichtige Absprachen waren oft nur in einem einzigen Postfach zu finden.
Herausforderungen
- E-Mails müssen dem richtigen Projekt zugeordnet werden, auch ohne Projektnummer im Betreff.
- Anhänge wie Pläne, Angebote und Lieferscheine gehören an die richtige Stelle.
- Änderungswünsche und Zusagen dürfen nicht untergehen, sie sind die Basis für Nachträge.
- Die Dokumentation muss vollständig und nachvollziehbar sein, auch für Streitfälle.
- Bestehende Postfächer und Ablagen sollen weiter funktionieren.
Lösung
Curavani führt alle projektbezogenen E-Mails an einem Ort zusammen. Ein KI-Modell liest jede E-Mail, ordnet sie dem passenden Projekt zu und legt Anhänge automatisch ab. Es erkennt Zusagen, Änderungswünsche und offene Fragen und hält sie als Aufgaben fest. Aus E-Mails, Fotos und Notizen erstellt das System laufend die Projektdokumentation: Projektverlauf, Änderungen und Abnahmeunterlagen. Das Team prüft und gibt frei, statt selbst zu schreiben.
Ergebnis
- Jedes Projekt hat eine vollständige Akte, für alle Mitarbeiter sofort auffindbar.
- Dokumentation entsteht nebenbei statt am Projektende.
- Nachträge werden lückenlos belegt, nichts geht mehr verloren.
- Weniger Suchen, weniger Rückfragen, schnellere Abnahmen.